Filmy
  • Artykuły
  • E-faktury - rozwiązaniem na miarę XXI wieku

E-faktury - rozwiązaniem na miarę XXI wieku

Zadaniem e-faktur jest unowocześnienie systemu księgowania oraz rozliczania dokumentów. Rozwiązanie to jest: szybkie, oszczędne, proste w obsłudze i ekologiczne - idealne dla firmy na miarę XXI wieku. Badania LeasePlan pokazują jednak, że wbrew logice i licznym korzyściom, głównie duże koncerny najrzadziej decydują się na jego wdrożenie. Kto i dlaczego boi się e-faktury?

Hamulcem we wdrażaniu e-faktur najczęściej jest przyzwyczajenie do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Nowe rozwiązanie wymaga pewnych zmian w firmie np.: procesu zatwierdzania, przesyłania i przechowywania faktur, a czasem nawet przeszkolenia pracownika. Stąd przywiązanie do metod tradycyjnych i niechęć do zmian.

- E-faktury często nie budzą entuzjazmu, ponieważ na swój sposób są bezlitosne. Dokument w formie elektronicznej jest zawsze dostarczony na czas, nigdy nie ginie, wiadomo kto go odczytał i kiedy. Nie ma więc wymówek, że zaginął, że nie dotarł, a w efekcie trzeba go uregulować na czas. A ekologia? A tak, ekologia tak, ale nie u nas. Tak zapewne myśli niejeden z miłośników papierowych dokumentów. - mówi Jarosław Oworuszko, dyrektor finansowy LeasePlan Fleet Management.

- Spośród firm, którym udostępniliśmy e-dokumenty, zaledwie co dziesiąty oglądał je z własnej inicjatywy. Największe zainteresowanie e-faktury budzą w firmach średniej wielkości z flotami od 50 do 100 aut. Spośród przedsiębiorców o dużych ponad 100 samochodowych flotach na elektroniczne faktury zdecydowało się zaledwie 13 proc. Statystycznie u klientów największych zainteresowanie tym rozwiązaniem nie różni się od klientów o małych flotach - dodaje Jarosław Oworuszko.

E-fakturowe problemy z Urzędem Skarbowym

E-usługi przez długi czas nie cieszyły się zaufaniem firm, ze względu na niewystarczająco ścisłe uregulowania prawne, związane z ich funkcjonowaniem. W rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 roku regulującego zasady e-faktur nie zostało precyzyjnie określone, jak powinny one wyglądać. Doprowadziło to do sytuacji, w której źródłem nieporozumień z fiskusem stała się w szczególności kwestia braku oznaczenia faktury elektronicznej jako oryginał i kopia, dając tym samym możliwość kwestionowania e-faktur przez urzędników skarbowych.

- W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 pojawiły się nowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych. Według nich obowiązek wystawiania faktur w co najmniej dwóch egzemplarzach i oznaczania ich wyrazami Oryginał i Kopia nie dotyczy faktur i faktur korygujących wystawionych w formie elektronicznej. W przypadku tych dokumentów sprzedawca przesyła fakturę nabywcy i jednocześnie zachowuje ją w swojej dokumentacji. Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2009 zmieniające powyższe rozporządzenie nie zmieniło powyższego paragrafu, więc w obecnej chwili nadal nie ma takiego wymogu i brak takich oznaczeń nie może być podstawą do podważenia prawidłowości faktury - wyjaśnia Małgorzata Spólna, główna księgowa LeasePlan Fleet Management.

Wprowadzone zmiany w przepisach zapewniają obecnie przedsiębiorcom, korzystającym z elektronicznego systemu fakturowania, możliwość bezproblemowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. Mimo tych zmian procent firm, które decydują się na e-rozliczenia wciąż jest niewielki.

Kto stosuje e-faktury?

Z systemu elektronicznego fakturowania, oferowanego przez LeasePlan, korzystają głównie firmy, którym zależy na przyśpieszeniu obiegu dokumentów. E-usługa zmniejsza także koszty związane z fakturowaniem. Dzięki eliminacji błędów, obniża się procent odsetek z tytułu spóźnionych płatności, co pozwala na minimalizację dodatkowych opłat. Z możliwości tej skorzystała np. firma Michelin Polska.

- Dzięki e-fakturze zyskujemy na czasie przynamniej kilka dni, konieczne wcześniej na dotarcie listu poleconego z oryginałami faktur. W konsekwencji mamy więcej czasu na weryfikację, poprawne opisanie, dostarczenie do działu księgowości i co bardzo ważne zapłacenie faktur w wymaganym terminie. W systemie dodatkowo umieszczane są szczegółowe załączniki do dokumentów w rożnych formatach, co umożliwia pełną kontrolę i lepsze zarządzanie kosztami związanymi z obsługą floty. A wszystko to w systemie on-line, z dostępem do danych w każdej chwili, na każde żądanie przełożonych lub działu finansowego. - mówi Ewa Karczewska, specjalista ds. zakupów Michelin Polska.

Coraz więcej oferentów e-faktury

Firma Schenker - lider sektora logistycznego, również zaoferowała swoim klientom oraz partnerom biznesowym faktury elektroniczne. O wprowadzeniu tego rozwiązania zadecydowały dwa czynniki: zwiększenie płynności oraz bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów. Istotny był również aspekt ekologiczny - zmniejszenie zużycia papieru oraz emisji dwutlenku węgla oraz bezpieczeństwo. E-usługę swoim klientom oferuje także, jeden z największych dostawców usługi assistance w Polsce, firma Inter Partner Assistance.

- System elektronicznych faktur jest bardzo dobrze zabezpieczony. Dane przechowywane są w bezpiecznym archiwum w formie zaszyfrowanej, a ich udostępnienie odbywa się poprzez zaszyfrowane kanały komunikacyjne, identyczne jak w bankach internetowych. Każda e-faktura podpisana jest podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy tzw. certyfikatu kwalifikowanego. Dzięki temu odbiorca faktury może sprawdzić czy faktura pochodzi z właściwego miejsca i ma pewność, że jej zawartość nie została zmodyfikowana od momentu wystawienia. - dodaje Mariusz Kozłowski, kierownik Projektów Rozwojowych Schenker.

Jest to rozwiązanie pionierskie w branży leasingowej w Polsce. Nowe nie znaczy złe, wprost przeciwnie, e-faktury są praktycznym przykładem dobrych praktyk w ramach polityki przedsiębiorstwa, a jednocześnie stanowią ogromne usprawnienie w procesie jego funkcjonowania. Chociaż wiele firm odnosi do tego rozwiązania z rezerwą, to za kilka lat stanie się ono standardem. Tymczasem, mamy do czynienia z dwoma rozwiązaniami; tradycyjnym i elektronicznym obiegiem dokumentów.

Źródło: LeasePlan




Ostatnie artykuły